Recruter ou faire appel : quand un service qualité interne cesse d'avoir du sens

Que décidez-vous réellement ?

Pas le coût horaire, par lequel cette discussion commence généralement, et c'est pourquoi elle aboutit généralement à la mauvaise réponse. Les taux journaliers paraissent élevés à côté d'un salaire et faibles à côté d'un salaire augmenté du recrutement, des charges, du coût d'encadrement et du coût du poste vacant pendant la recherche. La décision qui compte porte sur la continuité. Une partie du travail qualité dépend de savoir pourquoi une décision a été prise il y a trois ans, des relations avec ceux qui font tourner le procédé, et d'une autorité qui doit être disponible en permanence. Ce travail reste interne, quel que soit le tarif. Un autre travail est épisodique et repose sur une expertise qu'on ne peut justifier de garder inoccupée.

Quelles fonctions doivent être internes ?

Toute fonction exigeant une autorité continue ou une mémoire institutionnelle. La direction qualité, car le poste doit pouvoir arrêter des choses et être perçu comme investi durablement de ce pouvoir. La supervision AQ des opérations courantes, car un intervenant qui tourne ne peut pas suivre le fil d'une tendance de déviations sur plusieurs trimestres. Toute fonction qu'une autorité attend disponible en permanence, ce qui inclut dans l'UE la joignabilité continue de la fonction pharmacovigilance. Le test est simple : si la valeur du poste vient d'y avoir été ces deux dernières années, recrutez. Si elle vient de l'avoir fait dans quarante autres sociétés, faites appel.

Quelles fonctions contractualiser ?

Trois catégories. Les pics : préparation d'inspection, programme de remédiation après un constat, afflux de dépôts. Recruter pour un pic laisse un sureffectif ensuite, et l'alternative — demander à l'équipe en place d'absorber — est précisément la façon dont le travail courant glisse et fabrique le constat suivant. La spécialisation étroite : une Personne Qualifiée pour la certification des lots, l'expertise Annexe 1, une aire thérapeutique précise pour un audit. Le regard extérieur délibéré : un auditeur interne qui audite les collègues avec qui il déjeune trouvera moins qu'une personne sans relation à préserver. Ce dernier point est un véritable argument pour faire appel, même quand on pourrait recruter.

Questions fréquentes

Faire appel coûte-t-il plus cher ?

À l'heure, généralement oui. Au résultat, souvent non, dès lors qu'on intègre le délai de recrutement, le coût du poste vacant, la charge d'encadrement et le risque de recruter durablement pour un pic temporaire. Comparez le coût total du résultat, pas le tarif.

Un intervenant externe peut-il assurer la direction qualité ?

Sur une période intérimaire définie, oui, et c'est un pont fréquent pendant un recrutement. Comme dispositif permanent, c'est généralement la mauvaise structure, car l'autorité du poste repose sur une présence intégrée et continue.

Comment éviter de perdre le savoir au départ d'un intervenant ?

Faites de la documentation un livrable et non une politesse. Précisez au contrat ce qui sera écrit, où cela résidera et qui, chez vous, en devient propriétaire ensuite. Un transfert de connaissances non contractualisé se produit rarement.

Sources

1. ICH Q10 Système qualité pharmaceutique, Conseil international d'harmonisation. ich.org
2. EudraLex Volume 4, Chapitre 2 — Personnel, Commission européenne. health.ec.europa.eu

Vous arbitrez entre recruter et contractualiser ?

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